Ottobre 26, 2021

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Come gestire tutte le cose

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Se c’è una domanda comune che sento porsi dai leader senior, è questa:

Come posso realizzare tutto questo? Come posso rimanere aggiornato via e-mail, spegnere gli incendi quotidiani, sviluppare e supportare il mio team, gestire il mio capo e lavorare sulla strategia, il tutto mentre partecipo a riunioni consecutive?

Ecco cosa dico loro: non puoi. Non puoi fare tutto. È un errore.

In secondo luogo, il leader si libera da questa aspettativa, è sorprendente quanto sia produttivo.

Quando i leader si attengono alle aspettative di “Devo fare tutto”, trascorrono troppo tempo a pensare a ciò che non stanno facendo. Alla fine della giornata, stanno sfogliando un elenco mentale di tutto ciò a cui non sono stati in grado di accedere, sono stati così distratti e dimenticati. Questo li fa sentire sconfitti e stanchi e pensano a questa domanda “Come posso fare tutto?

Una strategia comune è concludere la giornata concentrandosi su ciò che è stato realizzato. Un cambiamento di mentalità è potente.

Ma a volte, dobbiamo agire in modo diverso dal nostro modo di pensare.

Non sorprende che non ci sia una bacchetta magica per la produttività e la gestione del superlavoro, ma ci sono alcune tecniche collaudate che hanno funzionato bene per molti. Questa settimana presentiamo alcune delle strategie utilizzate dai professionisti della vita reale (nomi e settori cambiati).

Forse, una o due di queste tecniche risuoneranno e si riveleranno utili anche a te.

Non andare giù nella tua giornata

“Mike. Sei bravo in quello che fai ma non sembri avere un piano. Ti metti al lavoro e inizi a condurre i tuoi compiti. Anche se sembri occupato, non sono sicuro che tu stia facendo il miglior uso di il tuo tempo.”

Questi erano gli appunti che il capo di Mike gli diede durante una sessione settimanale di touchdown. Mike ha mancato alcune scadenze e ha dimenticato di seguire un cliente. Mentre il suo ego è stato ferito, Mike ha accettato di non avere alcuna strategia o piano per i suoi affari. Ho appena lavorato. È caduto nel suo giorno.

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Mike ha iniziato a lavorare 15 minuti fa e non ha fatto nulla finché non ha controllato il programma delle riunioni e l’elenco delle cose da fare per determinare il suo piano. Ha scritto tre compiti “da fare” sulla lavagna sopra la sua scrivania. Non poteva evitare il tabellone e durante la giornata gli veniva facilmente ricordato ciò che voleva ottenere. Lui ha aiutato.

Anche se non tutti i giorni sono andati come previsto, il numero di palline è diminuito e non hai perso il follow-up con i clienti.

Crea struttura e processo

Helen è la direttrice di due cliniche dell’ospedale dove sorgono quotidianamente problemi urgenti e imprevisti. Rende impossibile rendere impossibile un progetto specifico a causa dell’irregolarità del lavoro. Helen riceve anche circa 200 e-mail al giorno da pazienti, medici, personale e direzione dell’ospedale. Si riferisce alla sua casella di posta come “La Bestia”. Tenere il passo con la posta elettronica è la parte peggiore del suo lavoro.

Sebbene Helen non possa prevedere quando sorgerà il problema, decide che può stabilire dei limiti su come gestire la sua posta elettronica. Ha dedicato alcune ore a svuotare la sua casella di posta e ricominciare da capo. Allora, questo è quello che ho fatto:

  1. Imposta regole per l’invio di newsletter ed e-mail a bassa priorità a una cartella da leggere in seguito.
  2. Ha chiesto al suo team di smettere di inviare risposte di una sola parola come “Grazie!” e “Fantastico!” e “Va bene”.
  3. Elimina tutte le e-mail non necessarie al momento della ricezione e fallo tutto il giorno.
  4. Tre periodi di 20 minuti al giorno sono bloccati nel loro calendario per rivedere e rispondere a qualsiasi messaggio di posta elettronica che impiega meno di due minuti per gestire le e-mail più complesse e depositarle in una “cartella di lavoro”.
  5. Dedica 90 minuti il ​​venerdì pomeriggio per gestire e-mail complesse che richiedono ricerche, analisi o riflessioni più approfondite.

Questa struttura ha dato a Helen un maggiore controllo sulla “bestia”. A volte andava fuori strada e, quando lo faceva, Helen metteva in atto queste cinque regole. Le ha dato la disciplina per gestire qualcosa che sentiva fuori dal suo controllo.

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Dì no alle notifiche

“Ding” “Blip” “Ta-dah!” Le notifiche sono le peggiori per la produttività. Sebbene possano avvisarci di qualcosa, lo fanno distraendoci dal nostro lavoro.

Sean, un senior marketing manager, lo sapeva fin troppo bene. Raramente spegne le sue notifiche e aveva il quadrante del suo telefono allineato con 7, 8 o 9 notifiche alla volta. Il suo telefono vibrava e cinguettava tutto il giorno.

Mentre partecipava a una riunione e sbirciava il telefono per tutto il tempo, si rese conto di aver perso i dettagli della discussione in corso. Quando gli è stato chiesto il suo parere, non ha potuto. Sean ha detto: “Ero così imbarazzato che non avevo idea di quale direzione stesse andando la discussione. Ho inventato qualcosa, ho avuto un aspetto strano e l’incontro è andato avanti, ma non voglio che accada di nuovo. “

Sean ha fatto l’inventario delle sue notifiche e ha fatto questo:

  • Disattiva tutte le notifiche delle app non relative al lavoro. Non ci sono Instagram, Facebook, Twitter, TikTok, notizie, meteo o musica.
  • Le notifiche e-mail sono disattivate mentre i messaggi di testo vengono conservati. Ha detto alle parti interessate che se avevano urgente bisogno di lui per inviare messaggi di testo.
  • Le notifiche e-mail desktop sono disattivate, in particolare quelle in Outlook che compaiono nell’angolo in basso a destra con il nome del mittente e l’oggetto dell’e-mail. Questa notifica ha rubato regolarmente la sua attenzione.

Se lo stile di Sean è troppo estremo per te, seleziona 2-4 notifiche e disattivale solo per tre giorni. Guarda cosa succede e come influisce sulla tua attività. Le probabilità sono che non vorrai riaccenderlo.

Impara qualcosa di nuovo

“Non riesco a smettere di pensare al lavoro, anche quando smetto di lavorare. È come se il mio cervello continuasse a passare da un argomento di lavoro all’altro. Non riesco a spegnerlo e sono esausto”.

Questa è Lila, un CEO recentemente promosso che si sta adattando alla nuova normalità del superlavoro, della pressione e della politica. Mentre la sua giornata lavorativa termina tecnicamente intorno alle 18:00, il suo cervello continua a funzionare. Quando i suoi pensieri continuano a correre, non può fare a meno di aprire il suo laptop e continuare a lavorare ancora per un po’. Sa che questo non è un approccio sostenibile.

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Per caso, trova un’attività che le toglie il cervello dal lavoro: imparare l’italiano.

Nata in Italia ma cresciuta negli Stati Uniti, ha sempre voluto parlare fluentemente. Lei e suo marito avevano sognato un viaggio in autunno e avevano iniziato a imparare e fare pratica usando un’app.

Lei disse , “È fantastico. Quando ascolto l’italiano e mi alleno ad alta voce, distolgo completamente i miei pensieri dal lavoro. Dopo 30-45 minuti di italiano mi sento rinfrescato perché è divertente, sto imparando qualcosa di nuovo e non funziona !”

L’apprendimento è parte integrante dello sviluppo umano, soprattutto l’apprendimento per il proprio bene o per puro piacere. Questo tipo di apprendimento evoca emozioni positive, crea interazione e ci dà significato – tutti gli aspetti della teoria del benessere. ho letto qui Per saperne di più.

Ha trovato qualcosa che l’ha resa felice. Quando il lavoro è stressante, soffocante o insoddisfacente, fare qualcosa che porta gioia è un ovvio antidoto.

Mike, Helen, Sean e Lila hanno trovato strategie per aiutarli a eseguire, in modo efficace ea gestire “tutte le cose”. Metà della battaglia è decidere cosa ci serve per aiutarci. Speriamo che una delle loro esperienze aiuti anche te.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato su Growth Partners Consulting Articoli.